要拜訪日本教授的話，請先準備下列幾種文件，寫好後mail給教授，等待他們的回信，沒有準備好這些文件，冒失的就說要請他們當您的指導教授，是一件非常奇怪的事，通常沒有準備這三樣文件，教授是不太回您信件。
一 第一階段
(一). 履歷書
沒有履歷書，教授怎麼知道您的來歷?你在校成績?你的語言成績?(TOFEL iBT、日文一級,etc.)
(二). 業績書
您發表過的論文、著作、獎狀、豐功偉業(千萬不要把社團活動寫進去，因為日本教授沒興趣看這個!!而且覺得您每天不務正業，只有在玩的感覺，跟歐美教授比較不一樣)、工作特殊表現
東西要寫的精簡，教授要看這麼多人履歷業績書，沒有時間看你那些亂七八糟證照(什麼word檢定,校內鋼琴比賽,歌唱比賽等)，盡量寫精簡，重要訊息。
負面例:曾經有台灣同學拿中文第八級檢定附上去考某大學院，日本教授就諷刺說:為什麼要浪費時間考這些證照?不去做一些比較有意義的研究呢?口試這關就沒通過.......
正面例:我認識一位學生，在校成績沒有很好GPA3以下，但已經在大學作論文發表，已經足夠證明研究能力，並且有托福iBT 100以上成績，這樣也可以錄取東京大學，因為進大學院，成績是重要考量，但研究和語言能力又遠大於在校成績。
(三). 研究計畫
用日文或英文寫研究題目、研究內容等，大約一千字左右，內容大致如下
1.研究背景
(1)包含先行研究，請用你讀過的論文期刊，來闡述研究背景(最好不要用報紙、網站留言等，這些都是比較不學術的作法)
2.研究動機
3.研究方法與步驟
(1)請提出研究理論之運用，例如:本研究用蟻群演算法、先進加密算法、DEA(資料包落分析法)、平衡計分卡等，千萬不要說，我分析資料與問卷調查，這種隨便寫寫的態度，一點都不科學，若要用問卷方式，請提出效度和信度預期分析方式，以及回歸分析方式(碩士班其一就可，博士班請兩種都寫出來)
(2)研究步驟，請提出你的研究時程，最好用甘特圖表示出來，或條列式說明你的研究步驟
4.研究預期成果
5.參考文獻
參考文獻排列方式請按照APA格式
以上五點重點，缺一不可
最好跟教授研究計畫和發表論文有關，否則很多教授沒興趣去看您的研究計畫，若有問題請教授多給寶貴意見。千萬不知道要研究什麼就去找教授，因為很多教授很討厭這些不用功的人，除非他們收不到碩博士生了，會勉為其難的跟你見見面。
二 第二階段
第二階段，就是跟教授直接約見面時間，面對面討論，要穿著正式衣服外(男生西裝，女生套裝)，那其他該準備什麼呢?
(一). 英、日文兩種語言自我介紹
當然只用英文自我介紹也可以，但會英日兩種語言的話，馬上可以擊敗只會英文或只會日文的同學喔，讓教授馬上眼睛一亮
(二). 用英文或日文準備好發表您的研究計畫
教授如果問您要研究什麼，您要很精準用日文或英文發表你要研究東西，為什麼要研究這個題目?有什麼重大貢獻?至少要預先準備好教授有可能問的50個問題，這樣到時候才不會出糗喔
(三). 約教授下次討論時間或討論方式
有些同學是從海外來日本，每次去拜訪教授會很麻煩，或甚至有同學還在其他大學院上課，但絕對不要跟你喜歡的教授失去聯絡，要約教授下次討論時間和討論方式是非常重要，讓教授看出你的研究積極態度喔
P.S.
1.如果在第一階段，教授兩個禮拜若沒有回你信，你最好直接打電話或mail給該系所的所辦，問教授有沒有收到信?表現更積極一點，若該教授對你沒興趣的話，馬上再寫信給其他教授，不要傻傻等喔
2.還沒有考進系所之前，教授跟您約什麼時間，你不要更改時間，否則日本教授會認為你還沒有考進來，就在耍大牌，要約你見面還要看你時間，最好萬事都要排除，這樣教授看到你誠心，就會想收你了
3.考博士班的同學，最好附上自己的碩士論文，與在期刊或研討會的發表論文的英文原文，讓教授更了解您的實力，這是很重要的一點，至於要考碩士班的人，一般沒有這些東西，若有的話，東大、慶應、京大、早稻田等名校都很喜歡這些同學，但要考博士班的人，基本上這些是要有的，沒有的話，最好不要報名第一線的學校，因為只是肉包子打狗，有去無回.......
說明會消息 (2)